Trong lĩnh vực nhập cư ngày càng phát triển, việc áp dụng các phương pháp quản lý I-9 tốt nhất rất quan trọng để tối ưu hóa chiến lược của bạn. Trong bài viết này, NTTC GROUP sẽ chia sẻ 07 phương pháp quản lý I-9 để nâng cao hiệu quả của quy trình.
Phương pháp quản lý số 1: Không chỉ xây dựng chính sách mà còn đào tạo hiệu quả
Lãnh đạo thông minh sẽ nhận thấy rằng việc có chính sách I-9 là cần thiết để quản lý. Với vai trò lãnh đạo, bạn phải đào tạo và thực thi chính sách để đảm bảo sự tuân thủ của nhóm. ICE áp dụng các khoản phạt nặng cho vi phạm I-9. Dưới đây là năm cách để đào tạo hiệu quả nhóm của bạn về chính sách I-9:
- Đảm bảo khả năng truy cập dễ dàng vào các chính sách, cho phép nhân viên xem lại chúng bất cứ lúc nào, tốt nhất là lưu các chính sách ở định dạng kỹ thuật số với các biện pháp bảo mật thích hợp.
- Tiến hành đào tạo liên tục để cập nhật cho nhóm của bạn về những thay đổi chính sách.
- Sử dụng các câu đố và trò chơi để thu hút và đánh giá kiến thức của nhân viên.
- Làm gương cho cấp dưới để chứng minh rằng các nhà lãnh đạo tài năng cũng tuân thủ các chính sách.
- Giải thích tầm quan trọng của việc tuân thủ chính sách đối với nhóm của bạn.
Phương pháp quản lý số 2: Tích hợp E-Verify vào quy trình I-9 của bạn
EVerify là một hệ thống trực tuyến do SSA và USCIS quản lý để xác minh khả năng làm việc của người lao động. Tùy vào vị trí và tổ chức, EVerify có thể là yêu cầu pháp lý. Hãy tham khảo ý kiến luật sư để biết thêm thông tin về việc áp dụng EVerify cho công việc hoặc nhập cư của bạn.
Phương pháp quản lý số 3: Triển khai Hệ thống nhắc nhở nhiệm vụ
Để đảm bảo không bỏ lỡ các nhiệm vụ và thời hạn quan trọng, hãy áp dụng hệ thống theo dõi tự động. Hệ thống này có thể gửi nhắc nhở đến máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng theo sở thích của bạn. Ví dụ, bạn có thể nhận được nhắc nhở về việc gia hạn visa hoặc yêu cầu cập nhật mẫu I-9 cho nhân viên. Ngoài ra, nhắc nhở tự động cũng giúp đảm bảo nhân viên mới hoàn thành mẫu I-9 vào ngày làm việc đầu tiên.
Phương pháp quản lý số 4: Tự kiểm tra chủ động
Tự kiểm tra giúp phát hiện và khắc phục lỗi trong quy trình I-9. Vì quy định I-9 phức tạp và có thể gây sai sót, tự kiểm tra tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách giải quyết vấn đề sớm. Tần suất kiểm tra phù hợp với quy mô và doanh thu của công ty. Các tổ chức lớn hoặc có doanh thu cao cần kiểm tra thường xuyên để tuân thủ.
Phương pháp quản lý số 5: Khai thác công nghệ để tăng cường tuân thủ
Công nghệ giúp nhân viên tuân thủ quy định I-9 tốt hơn, giảm thiểu lỗi, tối ưu hóa công việc và dễ dàng lưu trữ, theo dõi và bảo quản tài liệu. Ngoài ra, nó cũng thông báo về các cập nhật và hủy tài liệu, đơn giản hóa quy trình làm việc. Sự nhất quán trong chính sách rất quan trọng và công nghệ giúp đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện cho kiểm toán và thanh tra của chính phủ.
Phương pháp quản lý số 6: Thiết lập chương trình giám sát tuân thủ
Tạo chương trình giám sát tuân thủ là cần thiết để đảm bảo nhân viên liên tục tuân thủ các quy định I-9. Điều này bao gồm xem xét và kiểm tra hồ sơ và quy trình I-9 thường xuyên, ngay cả sau khi bắt đầu tham gia lần đầu. Bằng cách giám sát thường xuyên, bạn có thể nhanh chóng phát hiện khác biệt, lỗi hoặc thông tin lỗi thời và khắc phục kịp thời.
Phương pháp quản lý số 7: Thu hút cố vấn pháp lý hoặc chuyên gia tuân thủ
Thuê cố vấn pháp lý hoặc chuyên gia về luật nhập cư và việc làm có thể giúp tổ chức của bạn tuân thủ I-9 một cách hiệu quả. Các quy định I-9 có thể phức tạp nhưng cố vấn pháp lý và chuyên gia sẽ luôn cập nhật để đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức. Trong trường hợp kiểm toán hoặc thanh tra, họ sẽ giúp tổ chức giải quyết các vấn đề và bảo vệ quyền lợi.
Lời kết
Kết hợp các phương pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình I-9 và đảm bảo tuân thủ cao hơn trong việc quản lý nhân tài. Nếu cần thêm thông tin, hãy liên hệ NTTC GROUP để được hỗ trợ chi tiết.
